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La progression des clubs

Réussir les objectifs du club.

Les données de Toastmasters International sur les objectifs de chaque club sont gardées dans une base "décisionnelle" où N critères de filtrage et de tri sont proposés..
La page est "active", et vos choix ne sont pas gardés...

Premier choix : la synthèse des résultats des clubs du district, en nombre de membres.
Les résultats du district

La liste des clubs du district 59 (Europe continentale, 266 clubs) est triée par division, débutant par A (20 clubs en juin 2013).
Elle précise le nombre de membres en octobre, souvent moindre qu'en juillet, et en avril.
Cliquer sur un club de la liste affiche tous ses objectifs, dont la synthèse dans l’onglet «Club Status».

Les 10 objectifs du club, détaillés ci-dessous sont "explicités" sur chaque ligne... en anglais.
Le retour à la synthèse se fait en cliquant sur l’onglet « District Performance » (ou par le navigateur).

Deuxième choix, moins évident : la synthèse des résultats des secteurs et des divisions.
Les résultats des secteurs ("Area") et des divisions

Les gouverneurs veillent au paiement des cotisations avant octobre et avril, à la formation des dirigeants avant septembre et mars et à la réussite du club pour les 7 autres objectifs.
Leurs visites des clubs avant novembre et mai sont des objectifs supplémentaires.

La réussite d’un secteur, ou de la division, est qu’un minimum de clubs atteigne chaque objectif.
La colonne précise ce minimum, par exemple 5 paiements pour 5 clubs, 3 DCP pour 5 clubs.

Troisième choix, complet : les résultats des clubs, en 10 objectifs

Les résultats des clubs
Les objectifs 9 (formations des dirigeants avant septembre et mars) et 10 (déclaration du nouveau bureau avant juillet et paiement de cotisations avant octobre ou avril) sont réalisés en 2 fois, donc détaillés en 9a, 9b, 10a et 10b.
Avec les objectifs 7 et 8, un club bien géré et attractif pour 8 nouveaux membres réussit 4 objectifs.

Quatrième choix, suivre des objectifs dans des listes simples
Les rapports par objectif
Ces rapports quotidiens, sauf le dimanche, pour tous les clubs du district sont triés par numéro de club.
Ils sont exploitables en triant par la colonne "Division" (cliquer sur ce titre), ou bien par recherche de texte.
Les liens ci-dessous sont tous triés par division, avec la division A en premier.

Le suivi des objectifs se fait avec 4 échéances.
"July Officer List" avant le 30 juin : votre prédécesseur déclare à TMI les dirigeants du club élus en mai
"Educational achievements" après le 30 juin : vous déclarez à TMI les nouveaux certificats du club
"October Dues Renewal Status" avant le 30 septembre : vous payez à TMI les cotisations d'Octobre à Mars
"April Dues Renewal Status" avant le 31 mars : vous payez à TMI les cotisations d'Avril à Septembre

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1 Avant le 30 juin

A/ Objectif 10b : Un membre du bureau précédent déclare à TMI les dirigeants du club élus en mai, pour le choix "Next Term" (cf
Election).
La déclaration d'une liste de moins de 3 dirigeants est bloquée.
0,5 objectif atteint si la valeur est 1 (fait avant le 30/6) dans la colonne "Lst" (pour "Officer List").
Le complément de 0,5 objectif nécessite de payer les cotisations d'Octobre ou d'Avril dans les délais.

Le rapport "July Officer List" détaille l'objectif pour tous les clubs du district (triés par division ci-après).
Déclaration des dirigeants du club
Valeurs "List Not Here" = jamais fait, "Received - MM/DD/YY" = 3 à 7 dirigeants déclarés,
Une fois la déclaration faite, ce rapport vous la confirme 24h après (dimanche exclu).

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2 A partir du 1er juillet

B/ Objectifs 1 à 6 : Vous déclarez à TMI les nouveaux certificats du club, (cf Declarations)
Colonnes "CCs" = 10 premiers discours, "ACs" = 10 discours avancés, "CLs" = projets, formations et fonctions de leader
Valeur de 0 à N, dans 6 colonnes.
objectif 1 atteint pour 2 CC, objectif 3 atteint pour 1 ACB, ACS, ou ACG, objectif 5 atteint pour 1 CL, ALB, ALS ou DTM
objectif 2 atteint pour 4 CC, objectif 4 atteint pour 2 ACB, ACS, ou ACG, objectif 6 atteint pour 2 CL, ALB, ALS ou DTM

Si vous déclarez plus, le nombre de certificats augmente dans une colonne d'objectif 2, 4 ou 6;, mais pas le nombre des objectifs atteints.

Le rapport "Educational achievements" détaille les certificats pour tous les clubs du district.
Les certificats de l'année, triés par division
Les 8 certificats sont complétés par LDREXC, un projet avancé de leader, qui est une condition de ALS
Une fois la déclaration faite, ce rapport vous la confirme 24h après (dimanche exclu).

Le rapport "Triple Crown" indique les membres du district qui ont réalisé le plus de certificats dans l'année.
Les membres qui ont réalisé plus de 3 certificats
Les certificats DTM sont la réussite d'un ACG et d'un ALS, donc souvent simultanés avec l'un de ces deux certificats.

Certains clubs, ayant au plus 12 membres, sont aidés pour relancer leur activité par des "Club Coach", des membres d'autres clubs.
Les membres qui relancent un autre club
Ces clubs sont peu nombreux, mais réussir leur relance est un enjeu complexe, souvent sur plus d'une année.
Le statut "AWARDED" indique les relances réussies : le club est distingué entre le 1er avril et le 30 juin.

C/ Objectifs 7 et 8 : Vous déclarez à TMI les nouveaux membres du club (cf Accès au site)

objectif 7 atteint si 4 nouveaux membres sont inscrits.
objectif 8 atteint si 4 (ou plus) nouveaux membres sont inscrits.

Si 5 membres adhèrent en août et septembre, pour 13 à 14 mois, TMI envoie au club un ruban "Smedley" (fondateur de Toastmasters).
Si 5 membres adhèrent en février et mars, pour 7 à 8 mois, TMI envoie au club un ruban "Talk up".
Si 5 membres adhèrent en mai et juin, pour 4 à 5 mois, TMI envoi au club un ruban "Beat the clock".

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3. Avant le 30 septembre

D/ Objectif 9a : Vous rappelez au gouverneur de Secteur les dirigeants du club formés entre le 1er juin et le 31 août, par fonction.
Une même personne a parfois 2 fonctions, et chaque fonction compte dans ce cas.
Chaque gouverneur de Secteur organise une réunion de formation, détaillée par la page Club Officer Training du district (en anglais)
Un dirigeant est parfois formé par un autre secteur que celui du club, car former le maximum de dirigeants et d'adjoints est notre objectif.

De préférence, informez le gouverneur dès le 1er septembre, date de fin des formations, ou bien dès que 4 dirigeants sont formés.
Le gouverneur de Secteur envoie un formulaire du district par fonction (en anglais, les noms sont inutiles) au "Program Quality Director" (le VP Formation du district).
Ce dernier écrit le formulaire par fonction dans la base de Toastmasters International avant le 30 septembre.

Votre résultat est affiché en septembre dans la colonne gauche de "Trn." ("Officers Trained")
Valeurs : 0 = jamais fait ou pas encore déclaré, 1 à 3 = moins de 4 dirigeants formés, 4 à 7 = 4 à 7 dirigeants formés.
L'objectif 9a est atteint si au moins 4 dirigeants sont formés avant le 31 août.

Le complément par l'objectif 9b nécessite de former 4 dirigeants avant le 28/29 février.

E/ Objectif 10a : Vous payez sur le site de TMI les cotisations de Octobre à Mars, pour au moins 6 membres (cf Accès au site)
Votre résultat est affiché en octobre dans la colonne "Rn"
Valeurs : 1 si 6 membres renouvelés ou inscrits avant le 30/9 (avec une tolérance de 10 jours parfois...)

L'objectif 10 est atteint si 10a et 10b (ci-dessus) sont tous les deux réussis.

Le rapport "October Dues Renewal Status" détaille l'objectif pour tous les clubs du district (triés par division ci-après).

Paiements avant le 1er octobre

Valeurs :"** Renewals not here **" = jamais payé,
"Low - minimum requirement not yet met" = moins de 8 membres payés,
"Verified complete - MM/DD/YY" ou "Arrived - not verified - MM/DD/YY" = au moins 8 membres payés,
"Ineligible - minimum not yet met" = moins de 8 membres payés et fin du délai de grâce (2 mois = 30 novembre),
"New club - MM/DD/YY" = au moins 20 membres payés, mais si créé après le 30 septembre cet objectif est raté.

Il ne contient pas le nombre de membres.
Les nouveaux membres de septembre sont souvent payés avant les renouvelés, ce qui donne un choix "Low" ou "Verified" suivant leur nombre.

Il a évolué en septembre 2014, avec un minimum de 8 membres par club au lieu d'un minimum de 6 membres.

Les résultats du district

La liste des clubs du district indique en colonne "Oct" le nombre de renouvelés et de nouveaux membres avant le 1er octobre.
Les paiements de Avril à Septembre sont indiqués jusqu'en Décembre dans le décompte du district.

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4. Avant le 31 mars

F/ Objectif 10b : Votre prédécesseur déclarerait à TMI les dirigeants du club élus en novembre.

Des clubs de plus de 40 membres renouvellent leur bureau tous les 6 mois (élection "Semiannual"), avec un résultat dans la Colonne "Lst" (pour Officer List).
Le rapport "January Officer List" détaille l'objectif pour 16 clubs du district.
Il n’y en a aucun dans la division A.

G/ Objectif 9bVous rappelez au gouverneur de Secteur les dirigeants du club formés entre le 1er décembre et le 28 ou 29 février, par fonction.

Une même personne a parfois 2 fonctions, et chaque fonction compte dans ce cas.
Chaque gouverneur de Secteur organise une réunion de formation, comme pour l'étape D/.
Un dirigeant est parfois formé par un autre secteur que celui du club, car former le maximum de dirigeants et d'adjoints est notre objectif.

De préférence, informez le gouverneur dès le 1er mars, date de fin des formations, ou bien dès que 4 dirigeants sont formés.
Le gouverneur de Secteur envoie un formulaire du district par fonction (les noms sont inutiles) au "Program Quality Director" (le VP Formation du district).
Ce dernier écrit le formulaire par fonction dans la base de Toastmasters International avant le 31 mars.

Votre résultat est affiché en mars dans la colonne droite de "Trn." ("Officers Trained")
Valeurs : 0 = jamais fait ou pas encore déclaré, 1 à 3 = moins de 4 dirigeants formés, 4 à 7 = 4 à 7 dirigeants formés.
L'objectif 9b est atteint si au moins 4 dirigeants sont formés avant le 28/29 février.
L'objectif 9 est atteint si 9a et 9b sont tous les deux réussis.

H/ Objectif 10a : Vous payez sur le site de TMI les cotisations de Avril à Septembre, pour au moins 6 membres (cf Accès au site)

Votre résultat est affiché en avril dans la colonne "Rn"
Valeurs : 1 si 6 membres renouvelés ou inscrits avant le 30/9 ou avant le 31/3 (avec une tolérance de 10 jours parfois...)

Le rapport "April Dues Renewal Status" détaille l'objectif pour tous les clubs du district (triés par division ci-après).

Paiements avant le 1er avril

Valeurs :
"** Renewals not here **" = jamais payé,
"Low - minimum requirement not yet met" = moins de 8 membres payés,
"Verified complete - MM/DD/YY" ou "Arrived - not verified - MM/DD/YY" = au moins 8 membres payés,
"Ineligible - minimum not yet met" = moins de 8 membres payés et fin du délai de grâce (2 mois = 31 mai),
"New club - MM/DD/YY" = au moins 20 membres payés, mais si créé après le 31 mars cet objectif est raté.

Il ne contient pas le nombre de membres.
Les nouveaux membres de mars sont souvent payés avant les renouvelés, ce qui donne un choix "Low" ou "Verified" suivant leur nombre.

Les résultats du district

La liste des clubs du district indique en colonne "Apr" le nombre de renouvelés et de nouveaux membres avant le 1er avril.
Les paiements de Avril à Septembre sont indiqués jusqu'en Décembre dans le décompte du district.

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5 Avant le 30 juin

I/ Objectif 10b :Un membre du bureau déclare à TMI les dirigeants du club élus à la première réunion de mai, pour le choix "Next Term" (cf Election).

La déclaration d'une liste de moins de 3 dirigeants est bloquée.
0,5 objectif atteint si la valeur est 1 (fait avant le 30/6) dans la colonne "Lst" (pour "Officer List").
Le complément de 0,5 objectif nécessite de payer les cotisations d'Octobre ou d'Avril dans les délais.

Le rapport "July Officer List" détaille l'objectif pour tous les clubs du district (triés par division ci-après).
Déclaration des dirigeants du club
Valeurs "List Not Here" = jamais fait, "Received - MM/DD/YY" = 3 à 7 dirigeants déclarés,
Une fois la déclaration faite, ce rapport vous la confirme 24h après (dimanche exclu).

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J/ La distinction du club est calculée d’Avril à Juin, pour les 10 objectifs du Programme du Club distingué ("DCP").

Les objectifs des étapes A à H sont cumulés pour définir le nombre d’objectifs atteints.
Il faut au moins 20 membres, ou 5 membres de plus qu’au 1er juillet (« Base ») pour valider ce calcul.
Les 10 objectifs ci-dessus sont "explicités" sur chaque ligne... en anglais.
Les objectifs du club Calliope

Un nouveau club ne peut pas réussir 5 objectifs car ses membres ont moins d’une année de réunions :
- il n’a pas déclaré ses dirigeants avant le 30 juin (sinon il ne serait pas nouveau),
- il n’a pas formé ses dirigeants avant le 31 août (sauf s’il est créé avant une réunion de formation, un cas très rare),
- il a déjà recruté 20 membres ; pour recruter 4 ou 8 nouveaux membres il reste moins d’une année, alors que les clubs existants ont une année entière,
- il déclarerait des certificats de Communicateur Compétent ou de Leader Compétent, qui se font souvent sur plus d’une année.
Même avec un bon recrutement, il faudrait 4 à 6 certificats obtenus en moins d’une année, un cas très rare.

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