L'élection du bureau du club

La procédure électorale est décrite par le manuel commun à tous les dirigeants du club.

FR1310 Manuel de gestion du club

Les 7 fonctions du bureau sont toutes détaillées dans ce manuel, et la procédure électorale s'y trouve en page 55 à 58.

L'élection a lieu à la première réunion de mai.

Il reste ensuite à transférer les compétences avant le 1er juillet et à former les nouveaux dirigeants, dans une Formation des Bureaux, planifiée entre juin et août par le secteur.

Puis à "transférer le maillet" à la clôture de la dernière réunion de juin.

Les nouveaux dirigeants exercent leur fonction à partir du 1er juillet.

Le Président sortant participe au nouveau bureau.

L'élection est menée par le Président du club, avec l'aide d'un Comité de Sélection, qu'il a nommé au moins 2 semaines avant l'élection.

Un ancien Président est sollicité pour participer au Comité de Sélection.

7 fonctions sont à pourvoir.

- Président, Trésorier, Secrétaire pour l'administration,

- VP Formation, Huissier pour organiser les réunions,

- VP Relations Publique, VP Adhésions pour l'accueil des invités.

Leurs caractéristiques sont :

Président : beaucoup de temps, beaucoup de réunions

VP Formation (réactif aux membres) : beaucoup de réunions

VP Adhésion : beaucoup de réunions (réactif aux invités)

VP Relations Publiques : peu de réunions (mais réactif aux invités)

Trésorier : peu de réunions

Secrétaire : très peu de temps, très peu de réunions

Huissier : beaucoup de réunions

Le Président en cours ne peut pas être candidat comme prochain Président.

La liste des candidats est recherchée par le Comité de Sélection, avant l'Assemblée Générale.

Le Comité propose les postes pour répondre aux attentes des candidats.

Deux demandes du même poste amènent à ajouter des adjoints, sauf pour le Président.

Le Comité note un volontaire pour une fonction, y compris un dirigeant qui souhaite continuer sa fonction actuelle.

Le Comité contacte les membres pour qu'ils choisissent une fonction.

Par exemple un membre du Comité contacte ses filleuls, s'ils ne sont pas volontaires.

Le Comité de Sélection remet sa liste des candidats à la réunion qui précède l'élection (la deuxième réunion d'avril).

A l'Assemblée Générale du club (la première réunion de mai).

La liste des candidats est proposée.

L'assemblée reçoit aussi un rapport d'activité, moral et financier, du bureau en cours.

Elle vote pour adopter ce rapport.

Tous les membres sont admis comme candidats à tous les postes.

Y compris un membre qui n'est pas sur la liste proposée, ou qui fait partie du Comité de Sélection, ou qui est absent le jour de l'élection.

Le Président et le Secrétaire doivent être distincts et un minimum de trois personnes est nécessaire.

L'élection se fait poste par poste s'il y a des candidats opposés pour un même poste (un cas rare).

Les membres qui le souhaitent ont 2 min pour présenter un discours de soutien à un candidat, avant le discours du candidat.

Un vote clôt la recherche des candidatures.

Puis un vote à bulletin secret départage les candidats, si nécessaire. Avec un seul candidat, un vote par bulletin unique est adopté à main levée.

Le vote par procuration n'est pas admis.

Le nouveau bureau est déclaré avant le 30 juin, par un dirigeant du bureau en cours.

Il faut choisir l'option "Next Term" pour bien réaliser la déclaration du prochain bureau.